Có nên "Customize" khi triển khai hệ thống ERP hay không?

Khi tham dự những cuộc gặp với một số phòng ban của khách hàng để tìm hiểu các yêu cầu quản lý, ngoài các câu hỏi về nghiệp vụ để demo hệ thống thì còn có các câu hỏi về khả năng tùy biến của hệ thống ERP có thực sự phù hợp với doanh nghiệp hay không. Bài viết này mình sẽ bàn về chủ đề là: ''Có nên Customize khi triển khai 1 hệ thống ERP hay không?''

Có thể khẳng định rằng không một hệ thống nào có thể áp dụng 100% cho doanh nghiệp với các chức năng có sẵn trong hệ thống được. Do vậy, yêu cầu phát triển các đặc thù riêng (customize) thường được đặt ra. Nhưng không phải yêu cầu customize nào cũng mang lại lợi ích cho dự án. 

Đây là sơ đồ mô tả khá đầy đủ các phân hệ có trong SAP Business One nhưng tại thị trường Việt Nam vẫn phải Customize hệ thống

Customize - hiểu thế nào?

Khi triển khai dự án, tùy vào tính chất của các công việc, có thể phân loại customize gồm các việc sau:

• Phát triển thêm các nghiệp vụ mà hệ thống chưa có hoặc đáp ứng chưa đầy đủ các tình huống, quy trình sẵn có xuất hiện tại doanh nghiệp.

• Phát triển thêm các bài toán riêng của ngành hoặc do quy trình công nghệ sản xuất khác biệt có tại doanh nghiệp. Ví dụ bài toán quản lý size (kích cỡ), màu sắc,... cho ngành may mặc hoặc tính toán dự báo phân loại nguyên vật liệu đầu vào dựa theo mùa vụ cho ngành nông nghiệp; xác định thời điểm đẩy mạnh sản xuất bán hàng tồn kho theo từng thời điểm trong năm (ngành bán lẻ) hoặc kết nối các hệ thống hỗ trợ thiết kế CAD/CAM vào chương trình quản lý ERP.

• Phát triển các báo cáo đặc thù mà doanh nghiệp mong muốn khai thác từ cơ sở dữ liệu của hệ thống ERP.

• Phát triển hoàn thiện các tiện ích nâng cao năng suất khai thác và sử dụng hệ thống.

Thời điểm team mình tiến hành khảo sát sơ bộ để tìm hiểu giải pháp cũng như trong giai đoạn đàm phán hợp đồng, đa số các yêu cầu xây dựng các đặc thù riêng thường không thể hiện rõ ràng và chỉ thực sự được định hình khối lượng công việc phát sinh khi khảo sát chi tiết trong quá trình tư vấn và triển khai. Đây cũng là điểm phát sinh rủi ro cho việc triển khai ứng dụng các hệ thống ERP trong doanh nghiệp cho khách hàng.

Với mục tiêu nâng cao hiệu quả quản lý trong doanh nghiệp bằng áp dụng các hệ thống quản lý thì việc customize là phải có. Tuy nhiên, việc đưa ra yêu cầu customize thường có 2 mặt lợi - hại mà nhà cung cấp và khách cần cân nhắc mỗi khi đưa ra. Với những bài toán customize kiểu đầu tiên cần phân định rõ nghiệp vụ còn thiếu hay chưa xử lý đủ tình huống với việc bắt chương trình đi theo quy trình cũ hiện có của doanh nghiệp. Người sử dụng đặc biệt là là end-user (người dùng cuối) thường có xu hướng đưa nguyên công việc xử lý hiện tại vào hệ thống mà ít chú ý đến yếu tố thay đổi quy trình quản lý cho tối ưu hơn dẫn đến các yêu cầu customize bị sai. 

> So sánh hệ thống ERP - SAP Business One sử dụng hệ thống cơ sở dữ liệu Microsoft SQL và SAP HANA

Đây là một yếu tố quan trọng vì cần nhà cung cấp dịch vụ có kinh nghiệm, hiểu rõ hệ thống, các việc đang làm là gì tránh trường hợp bạn sales đi tư vấn 1 đường mà khi thực thi lên hệ thống bị phản logic.

Với các bài toán riêng theo yêu cầu đặc thù ngành thì cần chú ý đến độ khó và ảnh hưởng của thời gian thực thi customize đến tiến độ dự án cũng như kinh phí phát sinh để quyết định thực thi. Có nhiều trường hợp do đội dự án của khách hàng quá chú tâm vào yêu cầu này dẫn đến tiến độ bị ảnh hưởng lớn, đến khi vận hành khai thác lại đạt hiệu quả thấp.

Một trong các yêu cầu customize mà khách hàng thường đề ra là chỉnh sửa các tiện ích có trong hệ thống. Đây là yêu cầu cần xem xét nghiêm túc dưới góc độ nhà quản lý vì ranh giới giữa thuận lợi (cho người dùng) và việc phá vỡ quy trình chuẩn (cho doanh nghiệp) là rất mong manh. Vì thế khi gặp các yêu cầu thay đổi về mặt “tiện ích”, đặc biệt là vấn đề hiệu chỉnh dữ liệu, nhà cung cấp cần phải giữ vững nguyên tắc để tránh sa lầy vào những yêu cầu không cần thiết giúp hệ thống khai thác đúng với quy trình đã đặt ra.

Các chức năng chính có sẵn trong hệ thống  SAP Business One

Customize ra sao?

Khi tiến hành customize bản thân nhà cung cấp dịch vụ cần phân định rõ các lớp bài toán phải làm và thống nhất được với khách hàng khối lượng công việc. Tuy nhiên, thực tế đây là vấn đề rất khó khăn do yêu cầu của khách hàng không được nêu ra hết mà thường phát sinh trong quá trình thực thi triển khai, có khi mỗi ngày một chút. Điều này sẽ gây nhiều khó khăn cho đơn vị cung ứng. Tương tự như việc xây nhà, nếu yêu cầu thiết kế đầy đủ ngay từ đầu thì dễ nhưng vừa làm vừa thiết kế, sửa chữa, thay đổi sẽ rất tốn công sức và thời gian. Khắc phục điều này, doanh nghiệp cần phải biết hoạch định rõ và giới hạn bài toán đặc thù hóa trong phạm vi cho phép và tuân thủ theo yêu cầu này, tránh phát sinh tiếp trong quá trình triển khai.

Ngay cả khi đã có yêu cầu customize bản thân khách hàng cũng nên theo sát quá trình phân tích, thiết kế trước khi NCC tiến hành phát triển các chức năng cộng thêm. Điều này cho phép giảm thời gian thử nghiệm, kiểm tra trước khi quyết định tích hợp vào bài toán chung. Nếu thực thi tốt, thời gian customize sẽ giảm đáng kể và ít khả năng phát sinh rủi ro khi triển khai.

Customize dưới góc nhìn của nhà cung cấp dịch vụ

Bản thân bên đối tác triển khai đôi lúc không thích việc customize vì khả năng không kiểm soát được chi phí và thời gian phát sinh. Mặt khác, khi thực thi customize, do áp lực về thời gian nhà cung cấp thường bỏ qua giai đoạn test để đưa chương trình vào hoạt động sớm, vì thế thường kéo theo các sai sót do dữ liệu nhập vào trước đó là dữ liệu thô chưa qua sàng lọc.

Tính toán chi phí cho customize

Như đã phân tích ở trên, việc hình thành khối lượng công việc customize chỉ được hiểu thật rõ trong bước khảo sát chi tiết dự án. Tuy nhiên, việc hoạch định customize thuộc công việc có tính chi phí thêm hay không là điểm thường gây tranh luận và phát sinh mâu thuẫn. Cả hai bên nên có những khung giá cụ thể cho việc customize ngay trong quá trình thương thảo hợp đồng để giúp khách hàng lường trước được chi phí phát sinh và xác định giới hạn khi đưa ra yêu cầu customize.

Có thể nói, customize là bạn đồng hành trong việc triển khai các giải pháp CNTT. Tuy nhiên, để việc customize thuận lợi và hiệu quả, NCC và KH cần hiểu rõ lợi - hại của việc customize, từ đó hoạch định tốt nội dung, thời gian thực thi, chi phí dự kiến để hợp lý cho cả hai bên. Trong việc customize, bên nào tổn thất cũng sẽ ảnh hưởng tới kết quả chung của dự án.

Khi doanh nghiệp quyết định triển khai một hệ thống ERP thì việc nghiên cứu, tham khảo các hệ thống khác nhau để tìm ra giải pháp phù hợp nhất là một quá trình mất rất nhiều thời gian và không dễ dàng thực hiện được. 

Đó đôi khi là 1 quyết định khó khăn cho khách hàng và bạn chắc chắn sẽ có nhiều câu hỏi:

- Doanh nghiệp sẽ bắt đầu từ đâu và bắt đầu như thế nào?

- Chúng ta quản lý dự án và các rủi ro trong quá trình thực hiện dự án ra sao?

- Thời gian chuẩn hoá quy trình nội bộ là bao lâu?

- Làm thế nào để đảm bảo dự án triển khai thành công đúng tiến độ đề ra?

Để các doanh nghiệp hiểu rõ hơn về quy trình triển khai một dự án ERP chuẩn trên thế giới, mời các bạn xem qua sơ đồ bên dưới. 

Đây là quy trình triển khai ERP được chuẩn hoá từ SAP theo tiêu chuẩn toàn cầu. Dù là các tập đoàn lớn hay các doanh nghiệp SMEs tại Việt Nam, bên mình vẫn áp dụng phương thức triển khai này để đảm bảo dự án đạt mức độ thành công cao nhất.

Bài viết tham khảo kiến thức từ diễn đàn ERP Việt Nam.

Có câu hỏi nào thì các bạn có thể bình luận bên dưới hoặc ủng hộ mình bằng cách tham gia group hoặc like fanpage bên dưới giúp mình vì một cộng đồng SAP tại Việt Nam càng lớn mạnh hơn.

Fanpage: Cộng đồng SAP Business One and ByDesign Việt Nam and More

Group: Fan cuồng SAP B1 & ByD Việt Nam

Mình đã mất khá nhiều thời gian để biên tập lại các nội dung này nên nếu có copy bài viết, các bạn vui lòng dẫn nguồn. Trân trọng cảm ơn các bạn đã theo dõi hết bài viết.

Khanh Nguyen | 08/07/2020